Per Egil Aas, administrerende direktør
Det ligger et stort potensial til både arbeidsglede og økt lønnsomhet i å ha et godt opplegg for å ta i mot nye medarbeidere.
I Reflekt bruker vi nesten all vår energi på å finne rett kandidat til rett jobb til rett tid. Men vi bruker også stadig mer ressurser på å bidra til god «onboarding» av nye medarbeidere. Vi opplever at dette er like viktig som å finne rett person.
Få virksomheter har et godt velkomstprogram
Det kan virke rart, men i de fleste virksomheter blir nye medarbeidere overlatt til seg selv nesten umiddelbart. Dette fenomenet bygger imidlertid ikke på en tro om at nye medarbeidere etter en kort introduksjon skal forstå det samme som erfarne kolleger. Fenomenet bygger rett og slett på at de fleste virksomheter mangler et godt ombord-opplegg, og det er også sjeldent tydelig hvem som skal sette av tid til å ta seg av en ny medarbeider. Men dette bør det åpenbart investeres i. En god start kan gi en medarbeider som raskt blir flink og som kan bidra godt i lang tid fremover. I motsatt fall er det anslått at en feilansettelse koster minimum kr 500 000,–.
Her er noen tips om god «onboarding» (eller velkomstprogram på norsk):
Utnytt tiden FØR oppstart
Når den beste kandidaten er funnet, og kontrakten er signert, er det viktig å opprettholde kontakten med den nyansatte. Både for å bygge tilhørighet og for å knytte lojalitet. Innlem gjerne den nyansatte i virksomhetens internkommunikasjon, tilby kontakt med nærmeste leder, og kartlegg behov og preferanse av arbeidsutstyr. Dermed er begge parter godt forberedt og fokusert før oppstart.
Alt klart første arbeidsdag
Første arbeidsdag bør alt være på plass, bl.a. utstyr, opplæringsmateriale, adgangskort, brukertillatelser og system-login. Det er viktig at det blir opprettet en tydelig forståelse av bl.a. visjon og arbeidsoppgaver. Husk å ha rollebeskrivelse på plass, samt en tilpasset opplæringsplan for den aktuelle rollen. Ta med den nye på en hilserunde – virtuelt eller fysisk. Presenter kollegene og deres funksjoner.
Tett oppfølging i prøvetiden
I de første ukene bør det være tett kontakt, og viktige rutiner bør implementeres raskt. Det er også smart å sette opp møter med nøkkelpersoner. Frem til prøvetiden utløper, er det viktig med tett kontakt og kontinuerlig gjennomgang av arbeidet. Oppfølgingen går begge veier. Som ny ser man arbeidskulturen med andre øyne. Dette er en spennende fase hvor det kan komme gode innspill til ting virksomheten bør se nærmere på.
Forventningsavklaring
Forventingsstyring og dokumentasjon er viktig. Ved å styre forventinger til arbeidsoppgaver, rutiner, virksomhetens utvikling, egenutvikling og rapportering, blir både nyansatt og leder tryggere i sin rolle. Forventingsstyring starter fra stillingsannonsen og innledende intervjurunder. En virksomhet som hele veien er tydelige og ærlige om både medgang og motgang, får ofte en sterkere tilknytning til medarbeiderne.
Sannhetens øyeblikk
En medarbeider som fungerer godt, og som det er ønskelig å få med videre, bør få en tydelig bekreftelse på at forholdet går fra prøvetid til fast ansatt. En bør gis en begrunnelse for hvorfor og gjerne medfølgende noen punkter til videre utvikling. En medarbeider som ikke fungerer etter forventningen, skal avvikles på en god måte. Her blir møter og dokumentasjon ekstra viktig. Medarbeideren skal både forstå hvorfor en ikke strekker til i stillingen, og en skal oppleve at en har fått en rimelig sjanse til å rette opp avvik.
Les mer om retningslinjer for oppsigelse fra Arbeidstilsynet.
Etter prøvetiden
Avhengig av kompleksiteten i arbeidsstillingen, tar det gjennomsnittlig ett til to år å komme ordentlig inn i en virksomhet og i rollen. Ha litt is i magen – både som leder og som ansatt. Prøvetiden er kanskje offisielt over etter seks måneder, men onboardingen fortsetter. Dog ikke like intenst, men nye forventninger og rutiner bør bli stadfestet. Det er like viktig at disse blir tydeliggjort og fulgt opp, slik at en har mulighet til å utvikle seg på trygg grunn. Det er bra for medarbeideren, kollegaene og for bunnlinja.
Kontakt oss gjerne for en prat om hva vi kan bistå deres bedrift med.
Bruk skjemaet under eller finn rett person her.